Il n'a rien à installer, aucun compte à créer.
Tout se passe par e-mail et depuis son téléphone. À chaque étape, un message part tout seul ;
l'administratif se fait sans vous — vos vraies décisions tiennent en un mot : valider.
e-mail ou écran automatique, côté client
les moments où vous intervenez
Avant l'arrivée · la réservation
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Il fait sa demande
Sur votre site, il choisit ses dates, sa (ou ses) chambre(s), le nombre de voyageurs (adultes et enfants), la formule de petit-déjeuner et laisse ses coordonnées.
🖥️« Demande envoyée ✓ » — l'écran lui précise que ce n'est pas encore une confirmation et qu'il aura une réponse rapide.
✉️« Nous avons bien reçu votre demande »auto
Récapitulatif + estimation : 65 €/nuit, petit-déjeuner (salé 15 € / sucré 10 €), taxe de séjour 0,88 €/pers/nuit (mineurs exonérés). Aucun paiement à ce stade.
En coulisse : dès la demande, sa chambre n'est promise à personne d'autre le temps que vous répondiez, et vous êtes relancé jusqu'à ce que vous tranchiez. Le délai de paiement, lui, ne démarre qu'une fois que vous avez validé (étape 2) — un seul compteur, pas deux qui s'ajoutent.
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Vous validez
La demande vous arrive prête à traiter — vous pouvez même l'accepter depuis votre e-mail.
✋Votre seul geste : Accepter. (ou proposer d'autres dates, ou refuser — tout est prêt d'un clic.)
✉️« Bonne nouvelle, votre chambre est disponible »auto
Il règle les arrhes (30 % de la première nuit d'hébergement, toutes chambres comprises) via un lien sécurisé. Ce lien tient la chambre jusqu'à 2 jours — et jamais au-delà de votre heure d'arrivée.
Un habitué ? Vous pouvez confirmer sans arrhes : il reçoit directement sa confirmation. Et une famille ou un groupe peut réserver plusieurs chambres en une seule demande — arrhes, planning et facture suivent l'ensemble.
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Il règle les arrhes — et c'est confirmé
Paiement par carte, sur une page sécurisée. Le plus souvent, c'est le paiement des arrhes qui confirme — sauf les deux cas sans arrhes : l'habitué que vous dispensez, et la réservation du jour même (ci-dessous).
✅« Réservation confirmée »auto
Numéro de réservation, récapitulatif, arrhes payées, solde à régler à l'arrivée, conditions, arrivée 17 h – 20 h, accès.
⏰Un ou deux rappels s'il n'a pas payéauto — puis, à l'expiration du délai, la chambre se libère toute seule et redevient proposable.
🕐 Cas particulier · une réservation de dernière minute
Plus l'arrivée est proche, plus tout se resserre :
- La veille ou l'avant-veille : les arrhes (30 %) sont demandées comme d'habitude, mais la chambre est tenue le temps qu'il paie (quelques heures, au plus tard votre heure d'arrivée) — elle ne part pas chez un autre entre-temps — et les rappels se resserrent.
- Le jour même, jusqu'à 18 h : on va au plus simple — pas d'arrhes, vous confirmez directement, et tout se règle à l'arrivée. Passé 18 h, le site affiche « Pour ce soir, appelez-nous ».
- Pour une demande du jour même, son tout premier e-mail l'invite clairement à appeler pour être sûr que sa demande est bien prise en compte, en attente de confirmation.
- De votre côté, l'alerte arrive tout de suite par e-mail, avec un bouton Accepter ; tant que ce n'est pas validé, un rappel vous revient — d'autant plus souvent que l'arrivée est proche.
En cours de route · il change ses dates nouveau
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Il modifie lui-même sa réservation
C'est la demande la plus fréquente après une confirmation : décaler d'un jour, ajouter une nuit.
🔗Dans ses e-mails, un bouton « Modifier ma réservation » ouvre une page qui lui est propre — sans mot de passe, mais par un lien personnel à durée limitée qui expire à l'approche de l'arrivée.
📅Il choisit de nouvelles dates (les dates complètes ou hors saison sont grisées). Le prix se recalcule en direct : ancien → nouveau → différence, avec la mention « vos arrhes restent acquises, le solde s'ajuste à l'arrivée ». Si sa chambre n'est pas libre aux nouvelles dates mais qu'une équivalente l'est, elle lui est proposée — plutôt qu'un simple « complet ».
📨« Demande de modification envoyée » — comme au départ, elle sera confirmée par vous. Rien n'est changé tant que vous n'avez pas dit oui.
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Vous validez la modification
Elle arrive accrochée à la même réservation (même numéro), avec l'avant / après sous les yeux.
✋Chambre 6 · 12–14 juil. → 14–16 juil. · disponible ✓ → vous acceptez d'un clic.
Réglage · pour vous faire gagner des clics
Vous pourrez activer la validation automatique des modifications : celles qui ne baissent pas le montant (et dont les nouvelles dates sont libres) sont acceptées toutes seules ; celles qui baissent la note repassent toujours par vous. Vous pourrez même réserver l'automatique aux périodes creuses et garder la main quand la demande est forte — car un déplacement à prix égal peut libérer une date très recherchée.
✉️« Votre réservation a été modifiée »auto
Nouvelles dates, nouveau total, arrhes inchangées, solde à l'arrivée.
- Les arrhes ne bougent jamais — rien à re-payer en ligne.
- Séjour rallongé → le supplément se règle simplement à l'arrivée.
- Séjour raccourci → le solde à l'arrivée est plus bas, c'est tout.
Si vous refusez la modification, la réservation initiale reste telle quelle et le client en est informé. Une réservation venue de Booking se modifie sur Booking ; à l'inverse, dès qu'une réservation directe est confirmée, vos disponibilités se ferment aussi sur Booking — pas de double réservation.
✖️ Cas particulier · l'annulation
Un imprévu, ça arrive. Tout part d'un seul bouton, côté réception, qui calcule le remboursement, prévient le client et garde la trace :
- Au moins 3 jours avant l'arrivée : arrhes remboursées, déduction faite de 3 € de frais (non remboursables, inscrits aux conditions).
- Moins de 3 jours avant, ou absence (no-show) : les arrhes restent acquises.
- Si c'est vous qui annulez (imprévu de l'hôtel) : remboursement intégral.
Le montant est toujours pré-rempli mais ajustable (un geste commercial reste possible), et les dates se rouvrent aussitôt, chez vous comme sur Booking.
Le séjour · et après
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La veille de l'arrivée
✉️« Nous vous attendons demain »auto
Horaires (17 h – 20 h), adresse, itinéraire, parking, rappel du petit-déjeuner.
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À l'arrivée
Vous l'accueillez ; il règle le solde sur place — carte, espèces, chèque, virement ou ANCV — avec la taxe de séjour.
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Au départ : la facture
🧾Facture préparée automatiquement
Nuitées, petit-déjeuner, taxe de séjour, TVA, arrhes déduites — numérotée à la suite des vôtres, sans trou. Vous l'envoyez d'un clic, après relecture (l'envoi automatique est activable si vous préférez).
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Après le séjour
⭐« Merci de votre visite » + invitation à laisser un avis Googleauto
Envoyé tout seul — pour le faire revenir et nourrir votre réputation.
En résumé
De la demande à l'avis, votre client est guidé et rassuré à chaque étape — en français comme en anglais — sans jamais rien avoir à installer.
Et vous, l'administratif part tout seul : vos gestes se limitent à valider (réservation, modification), accueillir et encaisser le solde à l'arrivée, puis envoyer la facture d'un clic. Le reste ne s'oublie jamais.
Document de présentation — La Châtaigneraie · Jean-Laurent Gaffory, développement web.
Le parcours et les e-mails illustrent le fonctionnement proposé (formule « réservation en direct »). Les montants reprennent les règles validées ensemble ; le périmètre, le prix et le planning figurent au cahier des charges.